Geschäfts- und Beitragsordnung

Geschäfts- und Beitragsordnung Klanggerüst e.V.

Vorbemerkung
Grundlage des Klanggerüst e.V. ist die aktuelle und gültige Vereinssatzung. In ihr ist der Vereinszweck niedergelegt. Ebenso enthält sie Bestimmungen über die Mitgliedschaft sowie die im Verein tätigen Organe.

Die Bestimmungen der Satzung können naturgemäß nur einen groben Rahmen für das vorgeben, was für und im Namen des Vereins getan wird. Vieles ist selbstverständlich und braucht keiner gesonderten Erwähnung, anderes unterliegt speziellen Rahmenbedingungen, deren genaue Beschreibung den Umfang einer Vereinssatzung sprengen würde.

Unser Verein ist mit den Jahren stetig gewachsen. Aufgaben, Tätigkeiten und Verantwortungen sind komplexer und vielschichtiger geworden. Die Geschäfts- und Beitragsordnung soll die wichtigsten Aufgaben, Tätigkeiten und Verantwortungen darstellen und abgrenzen, um die Arbeit im Verein möglichst reibungslos zu gestalten. Sie soll die Ausführungen in der Satzung erläutern, aber auch feste Regeln immer dann definieren, wenn deren Beachtung Voraussetzung für ein harmonisches und effizientes Miteinander ist und unsere Stellung als gemeinnütziger Verein dies erfordert. Diese Geschäfts- und Beitragsordnung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie muss regelmäßig überprüft und ggf. überarbeitet werden.

Verfahrensfragen

Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäfts- und Beitragsordnung
Die Geschäfts- und Beitragsordnung kann durch den Vorstand jederzeit mit einfacher Mehrheit geändert oder aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist nicht erforderlich. Ausgenommen hiervon sind die Höhe der monatlichen Mitgliedsbeiträge von dauerhaften sowie von Fördermitgliedern, über welche satzungsgemäß die Mitgliedervollversammlung beschließt.

Der Vorstand informiert die Vereinsmitglieder zeitnah über getätigte Änderungen durch die im Verein üblichen Informationskanäle, etwa durch Veröffentlichung der Protokolle der Vorstandssitzungen. Die Änderungen gelten frühestens ab Zeitpunkt der Veröffentlichung.

Geschäftsordnung
Der Vorstand
Der Vorstand leitet die Arbeit des Vereins zwischen Mitgliedervollversammlungen und nach dessen
Vorgaben und ist der Mitgliedervollversammlung rechenschaftspflichtig. Alle Vorstandsmitglieder
wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit.

Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
Den Vorstandsmitgliedern werden in Ergänzung zu den Aufgaben der Satzung intern nachfolgende
Verantwortungen und Ressorts zugeordnet. Dies dient einem reibungsloseren Ablauf der
Vorstandstätigkeiten und ist richtungsweisend. Einzelne Verantwortungen (ausgenommen derer
des*der Vorstandsvorsitzenden) können nach Absprache innerhalb des Vorstands geteilt oder
übergeben werden. Der Grundsatz der gemeinsamen Geschäftsführung bleibt von dieser
Verantwortungsverteilung unberührt.

*Derdie Vorstandsvorsitzende* (1. Vorstand) vertritt den Verein gegenüber Dritten im Interesse der
Vereinsbelange. Ersie ist kommunikative Schnittstelle zwischen den Malzwerken Erfurt GmbH und
dem Vereinskörper. Er*sie ist verpflichtet, sich über die Arbeit der anderen Mitglieder des Vorstandes,
seiner Arbeitsgruppen und Mitarbeiter zu unterrichten und diese zur Erledigung seiner Aufgaben
heranzuziehen.

Derdie Vorstandsvorsitzende leitet den Vorstand, die Vorstandssitzungen sowie die
Mitgliedervollversammlung. Ersie ist verantwortlich für die Zusammenarbeit im Vorstand sowie für
die Koordination der Projektgruppen.

Ersie kann kommissarische Ressortleitungen an Vereinsmitglieder vergeben, sollten Ressortleitungen
vakant sein oder vom verantwortlichen Vorstandsmitglied nicht oder nur ungenügend ausgefüllt
werden. Ersie kann bei Nichterfüllung seiner Vorstandspflichten von den übrigen
Vorstandsmitgliedern temporär oder dauerhaft per einstimmigem Beschluss von seinem Amt
enthoben werden. Das Recht auf Absetzung des Vorstandsvorsitzenden durch die
Mitgliedervollversammlung bleibt hiervon unberührt.

Er*sie ist verantwortlich für die frühzeitige Einberufung von Vorstandssitzungen und
Mitgliedervollversammlungen und leitet diese.

Derdie Vorstandsvorsitzende zeigt sich verantwortlich, die Mitgliederliste – soweit es ohne die
Zuarbeit der Vereinsmitglieder möglich ist – aktuell zu halten und Vereinsmitglieder an die Zahlung
von Beitragsrückständen zu erinnern.
Ersie wird dabei vom Vorstandsmitglied Finanzen unterstützt.

Das Vorstandsmitglied Finanzen leitet administrativ den Bereich der Finanzverwaltung des Vereins
und ihrer hier tätigen Mitglieder nach den vereinbarten und beschlossenen Finanzrichtlinien des
Vereins. Es ist verantwortlich für die Kommunikation mit dem Steuerbüro des Vereins und ist zudem
angehalten, einen reibungslosen Ablauf der Finanzbuchführung sicherzustellen. Es überwacht zudem
den Zahlungsverkehr. Es berichtet dem Vorstand regelmäßig und in dringenden Fällen unverzüglich
über die finanzielle Situation des Vereins. Es unterrichtet dendie Vorstandsvorsitzenden über
Beitragsrückstände von Vereinsmitgliedern und das Vorstandsmitglied Mittelakquise über den für alle
laufenden Förderanträge des Vereins relevanten Zahlungsverkehr.

Das Vorstandsmitglied Personal ist verantwortlich für alle Belange hinsichtlich bezahlter Personal- und
bezahlter oder unbezahlter Praktikumsstellen im Verein. Dies umfasst zum einen die Kommunikation
mit entsprechenden, offiziellen Stellen oder etwa dem Steuerbüro des Vereins in dieser Sache. Zum
anderen umfasst dies auch die Kommunikation mit dem Personal sowie Praktikant*innen. Es ist zudem
verantwortlich für alle Angelegenheiten um die Bundesfreiwilligendienststelle im Verein, dies schließt
die Kommunikation mit der zuständigen, externen Dienststelle mit ein. Es behält zudem die Übersicht
über die von Vereinsmitgliedern erbrachten Arbeitsleistungen (siehe Punkt 4 Beitragsordnung) und
protokolliert diese zum Zwecke der Vergabe und des Entzugs vereinsinterner Privilegien durch den
Vorstand (siehe Punkt 8 Beitragsordnung).

Dem Vorstandsmitglied Gebäude- und Tagesbetrieb obliegt die Verwaltung der Schlüssel des
Vereinsgebäudes, d.h. die Herausgabe an Vereinsmitglieder und deren Protokollierung. Es behält den
Überblick über anstehende Arbeiten im Vereinsgebäude oder bauliche Arbeiten auf dem
Vereinsgelände. Es wirkt maßgeblich an der Organisation von vereinsinternen Arbeitseinsätzen zum
Zwecke des Gebäudeerhalts sowie eines reibungslosen Tagesbetriebs mit. Es ist zudem verantwortlich
für den Bereich dauerhafter Vermietung von Räumlichkeiten im Vereinsgebäude und ist – soweit nicht
anders besetzt – Ansprechpartnerin für die Mieterinnen. Es leitet die Mietervollversammlungen und
informiert Mieterinnen frühzeitig über die Einberufung. Es informiert Mieterinnen über
Aktualisierungen der Hausordnung und ahndet Verstöße gegen diese nach rechtlichen Maßgaben.

Das Vorstandsmitglied Mittelakquise überwacht alle laufenden und geplanten Förderanträge
und -projekte. Es behält den Überblick über deren Fristen sowie über Forderungen von
Fördermittelgebern. Es ist Ansprechpartner*in für Vereinsmitglieder zu Fragen rund um Förderanträge
und organisiert die Arbeit aller in der Mittelakquise tätigen Vereinsmitglieder. Ihm obliegen der Aufbau
und die Pflege einer transparenten Übersicht über die bewilligten Fördermittel des Vereins. Es trägt
Anfragen zu geplanten Ausgaben aus Fördermitteln an den Vorstand weiter.

Vorstandssitzungen
Vorstandssitzungen finden mindestens einmal pro Monat statt. Der*die Vorstandsvorsitzende beruft
die Sitzungen zeitnah ein und leitet diese. Die Vorstandssitzungen sind in der Regel vereinsintern
öffentlich, können aber ggf. einen geschlossenen Teil beinhalten. Über Beschlüsse und
Diskussionsthemen des geschlossenen Teils informiert weiterhin das Vorstandsprotokoll, wobei sensible
sowie personenbezogene Daten geschwärzt werden. Bei Bedarf können zu einzelnen
Tagesordnungspunkten externe Personen geladen werden. Die Protokolle der Vorstandssitzungen
werden innerhalb des Vereins zeitnah veröffentlicht. Mitglieder verpflichten sich, die
Vorstandsprotokolle vertraulich zu behandeln und nicht an Externe weiterzugeben.

Beschlussfassung
Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme. Die Stimmabgabe erfolgt per Handzeichen. Der
Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der amtierenden Vorstandsmitglieder.
Stimmenthaltungen zählen danach in Abweichung von §§ 32 Abs. 1, 28 Abs. 1 BGB als Nein-Stimmen.
Bei Gleichstand (d.h. wenn eine gerade Anzahl an Vorstandsmitgliedern im Amt sind) wird die
Entscheidung vertagt. Ist eine Vertagung nicht möglich, erhält die Stimme des*der
Vorstandsvorsitzenden doppeltes Gewicht. Dies wird im Vorstandsprotokoll schriftlich festgehalten.

Beitragsordnung

1. Diese Beitragsordnung wird aufgrund der Regelungen in §4 der Satzung des Klanggerüst e.V. erstellt.

2. Der Klanggerüst e.V. ist zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben darauf angewiesen, dass seine Mitglieder ihre Beiträge vollständig und pünktlich entrichten. Vor diesem Hintergrund hat die Mitgliederversammlung des Klanggerüst e.V. am 31.07.2022 diese Beitragssatzung beschlossen.

3. Die Höhe der Beiträge wird von der Mitgliederversammlung durch Beschluss bestimmt. Die Beitragssätze gelten jeweils ab dem Quartal, das auf die Mitgliederversammlung folgt, in der die Beiträge beschlossen wurden.

   Der Mitgliedsbeitrag für dauerhafte Mitglieder setzt sich aus dem folgendem zusammen:
   monatlicher Geldbeitrag in Höhe von 7€, welcher spätestens 14 Tage vor Monatsende entrichtet werden
   muss.

   Arbeitsleistung, beispielsweise in Form von aktiver Beteiligung bei vereinsinternen Arbeitseinsätzen und
   Veranstaltungen, sowie regelmäßigen Tätigkeiten in der Verwaltung (etwa solche, die der Realisierung des
   Vereinszwecks gewidmet sind und regelmäßig geleistet werden müssen) oder in der Öffentlichkeitsarbeit.
   Der Mitgliedsbeitrag für Fördermitglieder kann frei gewählt werden, beträgt jedoch mindestens 4€ pro
   Monat.

4. Bei Eintritt in den Verein ist eine Aufnahmegebühr in Höhe von drei geldlichen Monatsbeiträgen zu erbringen. Damit sind diese ersten drei Monatsbeiträge abgegolten und müssen erst ab dem vierten Monat regulär geleistet werden.

5. Bei sozialen Härtefällen kann eine Beitragsänderung bezüglich der Höhe und/oder der Zahlungsmodalitäten beantragt werden. Der Antrag ist mit entsprechenden Nachweisen an den Vorstand zu richten, der hierüber mit einfacher Mehrheit entscheidet.

6. Ist ein Mitglied im Zahlungsverzug, kann der Vorstand über eine Aussetzung der Zahlung, ein teilweise oder gänzliches Erlassen der Beitragsschulden oder ähnliches im Einzelfall entscheiden. Der Vorstand entscheidet hierbei mit einfacher Mehrheit.

7. Die Mitglieder haben dem Verein Änderungen von Anschrift und Kontaktmöglichkeiten umgehend textlich mitzuteilen. Die Mitteilung ist an den Vorstand zu richten. Sollten dem Verein durch verspätete oder nicht mitgeteilte Änderungen Kosten entstehen, werden diese dem Mitglied in Rechnung gestellt.

8. Der Mitgliedsbeitrag deckt keine Kosten (z. B. Kursgebühren, Eintrittsgelder usw.) für Sonderveranstaltungen des Vereins ab.

9. Mitglieder genießen vereinsinterne Privilegien. Dauerhafte Mitglieder können kostenlos an Veranstaltungen des Vereins teilnehmen. Die Verantwortung des Abends setzt den Eintrittspreis für Fördermitglieder für den jeweiligen Abend separat fest.
   Gerät ein Vereinsmitglied in Zahlungsverzug oder kommt seinen Vereinspflichten nicht nach, kann der Vorstand temporär Privilegien entziehen, wie z.B. den kostenfreien Eintritt zu Veranstaltungen des Vereins. Der Vorstand hat dem betreffenden Vereinsmitglied gegenüber eine Informationspflicht.